Отдел организационной работы и материально-технического обеспечения (далее – отдел) является структурным подразделением министерства сельского хозяйства и продовольствия Ростовской области (далее – министерство).

Задачи и функции отдела утверждены министром сельского хозяйства и продовольствия Ростовской области в Положении об отделе организационной работы и материально-технического обеспечения министерства сельского хозяйства и продовольствия Ростовской области от 01.04.2021.

Задачи отдела

Задачами отдела являются:

• организация единой системы ведения делопроизводства в министерстве и координация работ по обеспечению в установленном порядке прохождения и работы с документами в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области и Регламентом министерства сельского хозяйства и продовольствия Ростовской области, Инструкцией по делопроизводству в министерстве сельского хозяйства Ростовской области;
• координация работ по составлению сводной номенклатуры дел министерства;
• обеспечение отправки исходящей служебной корреспонденции министерства;
• обеспечение оперативного приема, регистрации и прохождения входящей корреспонденции министерства;
• подготовка отчетности по выполнению условий заключенных договоров по отделу;
• организация и координация оперативного прохождения и рассмотрения обращений граждан и организаций;
• организация и проведение общероссийского дня приема граждан;
• работа с информационным порталом ССТУ. РФ (справочный сетевой телефонный узел);
• подготовка отчетности, анализа работы с личными обращениями граждан в структурных подразделениях министерства;
• работа с автоматизированной системой управления негативными мнениями в социальных сетях «Инцидент менеджмент»;
• работа с аккаунтами социальных сетей министерства:
  • «Одноклассники» (адрес: https://ok.ru/minselxozprodro);
  • «Вконтакте» (адрес: https://vk.com/minselxozprodro);
  • «Фейсбук» (адрес: https://www.facebook.com/minselkhozprodroofficial);
  • «Инстаграмм» (адрес: https://www.instagram.com/minselkhozprodro);
• обновление информации на сайте министерства в разделе «Обращения граждан» (адрес: https://www.don-agro.ru/index.php/appeals); 
• организация и участие в проведении совещаний, семинаров по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• обеспечение деятельности министерства по основным направлениям организационной работы АПК Ростовской области;
• организационное обеспечение мероприятий, проводимых министром, мероприятий федерального и межрегионального значения, в которых участвует министр;
• обеспечение координации взаимодействия министерства с органами местного самоуправления по актуальным вопросам организационного обеспечения АПК Ростовской области;
• организационное обеспечение деятельности коллегии министерства (планирование, контроль за выполнением решений в рамках компетенции);
• сбор и обобщение информации структурных подразделений министерства для включения в план работы Правительства Ростовской области, программу законодательной и нормотворческой деятельности Законодательного Собрания Ростовской области;
• обеспечение работы министерства по перспективному и текущему планированию (на год, квартал, месяц, неделю);
• подготовка отчета о реализации мероприятий квартального и месячного планов министерства, включенных в план Правительства Ростовской области;
• сбор и обобщение информации о наиболее значимых мероприятиях, событиях, проводимых в области в сфере АПК и передача их в Правительство Ростовской области, Минсельхоз России;
• обеспечение организационной работы по проведению торжественного собрания, посвященного Дню работника сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности;
• обеспечение взаимодействия с министерством по физической культуре и спорта Ростовской области по вопросам организации спортивных мероприятий среди сельских спортсменов;
• проведение мероприятий по обеспечению сотрудников министерства мебелью, сплит-системами, жалюзи, канцелярскими, хозяйственными товарами, бумагой, товарами бытовой химии, электротоварами, почтовыми конвертами, спецодеждой, полиграфической продукцией;
• организация выполнения работ и оказание услуг по техобслуживанию сплит-систем, химчистке ковров и гардин, утилизации ртутьсодержащих ламп для нужд сотрудников министерства;
• организация и координация работ по созданию необходимых условий труда сотрудников министерства в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии;
• взаимодействие с молодежными и волонтерскими организациями по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• обеспечение консультативной и методической помощи по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Функции отдела

В соответствии с возложенными задачами и полномочиями отдел выполняет следующие функции:

Обеспечивает:

• разработку нормативных правовых актов по организации ведения делопроизводства в министерстве и другим направлениям деятельности отдела;
• доставку, прием, регистрацию, прохождение, отправку служебной корреспонденции;
• прием, учет, порядок рассмотрения письменных обращений граждан и организаций;
• подготовку еженедельной информации руководству министерства об исполнении письменных контрольных поручений и личных обращений граждан структурными подразделениями министерства;
• проведение инструктажа принятым работникам министерства по вопросам организации работы в межведомственной системе электронного документооборота «Дело», ведения делопроизводства, другим вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• выполнение условий заключенных государственных контрактов и договоров по направлению деятельности отдела;
• оперативное взаимодействие структурных подразделений министерства по вопросам планирования и организационного обеспечения массовых мероприятий, проводимых министром;
•  подготовку предложений для формирования ежегодного и на последующие 3 (три) года плана-графика закупок товаров, выполнения работ, оказания услуг для нужд сотрудников министерства по направлению деятельности отдела;
• организацию закупок по направлениям деятельности отдела;
• постановку на учет приобретенного имущества министерства;
• участие в работе постоянно действующих комиссий министерства:
• по инвентаризации и списанию производственного и хозяйственного инвентаря;
• по приемке товаров, работ и услуг при осуществлении закупок для государственных нужд, инициируемых отделом;
• экспертной комиссии министерства по приемке товаров, работ и услуг при осуществлении закупок для государственных нужд, инициируемых отделом;
• изготовление печатей и штампов для нужд министерства;
• подготовку информации, справок, проектов ответов на запросы государственных органов Российской Федерации и Ростовской области, руководства министерства, муниципальных образований и граждан;
• ведение журнала регистрации убытия в служебную командировку сотрудников министерства;
• участие в проведении семинаров, совещаний, курсов повышения квалификации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

Осуществляет:

• взаимодействие с ГКУ РО «Государственный архив Ростовской области» (далее – ГКУ РО «ГАРО») и Комитетом по управлению архивным делом Ростовской области;
• контроль расходования материальных ценностей: бумаги, канцелярских, хозяйственных товаров, товаров бытовой химии, электротоваров;
• разработку инструкций и подготовку нормативных документов по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• подготовку проектов решений, справок, информации, проектов ответов на запросы государственных органов Российской Федерации и Ростовской области, муниципальных образований, руководства министерства, вышестоящих и других организаций, учреждений, граждан по вопросам, входящим в компетенцию отдела;
• контроль исполнения поручений;
• организацию работы министерства по перспективному и текущему планированию;
• сбор, обобщение информации по подготовке планов мероприятий министерства на год, квартал, месяц, неделю;
• сбор и обобщение информации для подготовки предложений на рассмотрение в Законодательном Собрании Ростовской области;
• сбор и обобщение информации для подготовки предложений на рассмотрение на заседании Правительства Ростовской области;
• организационное обеспечение деятельности общественного совета при министерстве;
• организационное обеспечение деятельности коллегии министерства;
• сбор, обобщение, рассылку материалов коллегии министерства;
• оповещение и регистрацию членов коллегии министерства;
• сбор доработанных материалов решений коллегии министерства, отправку исполнителям согласно листу рассылки;
• подготовку предложений и организацию расширенного планерного и других совещаний, проводимых министром;
• обобщение информации о праздничных мероприятиях, посвященных Дню работника сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности в муниципальных образованиях Ростовской области;
• организационное обеспечение визитов должностных лиц различного уровня;
• подготовку проектов постановлений, указов Губернатора Ростовской области, приказов министра сельского хозяйства и продовольствия Ростовской области, других документов, необходимых для организационного обеспечения проводимых мероприятий;
• рассмотрение в соответствии с действующим законодательством обращений граждан и организаций по вопросам компетенции отдела;
• организационное обеспечение областных мероприятий и мероприятий федерального значения, в которых участвует министр;
• взаимодействие с органами исполнительной власти Ростовской области, органами местного самоуправления, предприятиями, организациями и учреждениями различных форм собственности, ГКУ РО «Служба эксплуатации административных зданий Правительства Ростовской области», структурными подразделениями министерства по вопросам, относящимся к деятельности отдела;
• содержание в надлежащем состоянии помещений министерства в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии совместно со службой ГКУ РО «Служба эксплуатации административных зданий Правительства Ростовской области»;
• хозяйственное обеспечение планерных совещаний и особо значимых мероприятий с участием министра.